Le standard de travail est un outil fondamental pour garantir la sécurité, la qualité et l’efficacité dans toute organisation industrielle ou de services. Mais un standard de travail, aussi bien conçu soit-il, ne sert à rien s’il n’est pas correctement transmis aux collaborateurs.
Alors, comment former efficacement vos équipes à un standard de travail ?
Cet article vous propose une démarche structurée en plusieurs étapes pour garantir que vos collaborateurs comprennent, appliquent et adhèrent aux standards en place.
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Préparer un standard de travail clair, accessible et porteur de sens
Avant même de penser à la formation, il est essentiel que le standard de travail lui-même soit bien conçu.
Un bon standard de travail doit être :
Clair : Il doit être rédigé de manière simple et précise, sans jargon technique inutile.
Visuel : il doit inclure des schémas, photos ou vidéos pour illustrer les différentes étapes du processus.
Concis : Il doit aller à l’essentiel pour que l’opérateur puisse s’y référer rapidement.
Accessible : Le document doit être facilement consultable sur le lieu de travail, que ce soit sous forme papier ou numérique
Astuce
Utilisez des fiches de travail visuelles avec des images ou des vidéos pour rendre les informations plus accessibles et mémorables. (photo ci dessous issue d’un standard twi avec l’appli)
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Utiliser la méthode des 4 étapes du TWI
L’une des méthodes les plus efficaces pour enseigner un standard de travail est la méthode des 4 étapes du Job Instruction, issue du programme Job Instruction du Training Within Industry (TWI) . Cette approche structurée permet d’enseigner une tâche de manière claire et progressive.
Voici les étapes :
Étape 1 : Préparer l’Apprenant
Avant de commencer à enseigner, il est crucial de préparer l’apprenant.
Cela inclut :
- Créer un environnement propice à l’apprentissage.
- Expliquer l’importance du standard de travail et l’impact de son respect sur la qualité, la sécurité, et l’efficacité.
- Mettre l’apprenant à l’aise, en l’encourageant à poser des questions.
Étape 3 : Laisser l’apprenant essayer
À cette étape, c’est à l’apprenant de réaliser la tâche sous supervision :
- L’apprenant effectue l’opération en suivant le standard de travail.
- Le formateur corrige doucement les erreurs en expliquant pourquoi certaines actions ne respectent pas le standard.
- Laissez l’apprenant répéter la tâche plusieurs fois jusqu’à ce qu’il gagne en confiance.
Étape 2 : Présenter l’opération
Lors de cette étape, le formateur montre comment effectuer la tâche en suivant le standard de travail. Il est important que l’apprenant puisse observer chaque étape avec attention :
- Expliquer chaque étape : Décomposez le travail en étapes importantes, en points clés et expliquez pourquoi chaque point clé est important.
- Montrer lentement : Montrez l’opération à une vitesse réduite pour que l’apprenant puisse bien saisir les détails.
- Insister sur les points-clés : Soulignez les parties critiques de l’opération, où une erreur pourrait avoir des conséquences graves (qualité, sécurité…).
- Montrer 3 fois au minimum : Répétez l’opération jusqu’à ce que l’apprenant comprenne bien chaque étape.
Étape 4 : Suivre les progrès
Une fois que l’apprenant a démontré qu’il peut suivre le standard de travail, la formation ne s’arrête pas là. Le suivi est essentiel pour garantir que les standards sont bien respectés sur le long terme.
- Vérifiez régulièrement que l’apprenant applique correctement le standard.
- Offrez un feedback constructif pour encourager la progression.
- Si des écarts apparaissent, revenez aux étapes et aux points clés pour corriger les mauvaises habitudes.
Source : Dinero, Donald A. Training Within Industry: The Foundation of Lean. Productivity Press, 2005.
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Effectuer le travail en binôme (Mentorat)
Une autre approche efficace consiste à utiliser le mentorat. Assigner un collaborateur expérimenté à un nouvel employé est un excellent moyen d’assurer une transmission des connaissances en continu. Le mentor peut non seulement enseigner les standards de travail, mais aussi partager des astuces pratiques et répondre aux questions en temps réel.
Avantages du Mentorat :
Renforce la cohésion d’équipe.
Permet un apprentissage pratique et immédiat.
Le mentor peut fournir un retour d’expérience précieux.
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Utilisez l’application numérique TWI
Idéale pour :
- Éditer des vidéos expliquant chaque étape et point clé du standard de travail. Ces vidéos peuvent être consultées à tout moment par les collaborateurs.
- Permettre aux employés de consulter les standards de travail et de suivre des modules d’apprentissage interactifs via une plateforme LMS (Learning Management System)
- Cette application TWI couplée au LMS permet d’évaluer les compétences des collaborateurs et de suivre leur progression dans le respect des standards de travail et de productivité.
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Impliquer les équipes dans l’amélioration des standards
Pour que vos équipes adhèrent pleinement aux standards de travail, il est crucial de les impliquer dans le processus de création et d’amélioration des standards.
Qui mieux que les opérateurs eux-mêmes pour savoir ce qui fonctionne bien ou non ?
Comment impliquer les équipes ?
- Organisez des séances de travail : pour revoir régulièrement les standards de travail et identifier des pistes d’amélioration.
- Encouragez les retours : Créez un environnement où les opérateurs se sentent à l’aise pour proposer des améliorations ou signaler des problèmes avec les standards mis en place.
- Récompensez les initiatives qui mènent à l’amélioration des standards.
En impliquant vos équipes, vous leur montrez que le standard de travail n’est pas un ensemble de règles figées, mais un outil évolutif qui peut être amélioré pour rendre leur travail plus efficace et plus sûr.
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Mesurer et récompenser la conformité aux standards
Enfin, pour garantir que la formation à un standard de travail soit efficace, il est essentiel de mesurer la conformité et de récompenser les bonnes pratiques.
Comment mesurer la conformité ?
-
Audits réguliers au poste de travail : Effectuez les pour vérifier que les standards sont bien respectés.
-
Indicateurs de performance : Suivez des KPI qui mesurent la conformité aux standards de travail (taux de défauts, incidents, etc.). Ces indicateurs doivent être individuels.
Former au standard de travail s'inscrit dans votre une démarche d’amélioration continue
Former vos équipes à un standard de travail n’est pas un événement ponctuel. Cela nécessite une méthode structurée, un suivi régulier, et l’implication active de vos collaborateurs. En utilisant des méthodes éprouvées comme le TWI, en intégrant l’application digitale TWI, et en engageant vos équipes dans l’amélioration des standards, vous garantissez que vos standards de travail seront non seulement respectés, mais aussi améliorés en permanence.