Les technologies intelligentes nous permettent d’accéder à presque tout à la demande, qu’il s’agisse des actualités, des prévisions météorologiques, de nos magasins préférés ou de nos amis les plus proches. Grâce aux progrès de la technologie sur le lieu de travail, la même fonction à la demande est de plus en plus utilisée dans les programmes de formation des employés.
En adoptant une approche « micro » de la formation professionnelle, les entreprises de tous les secteurs d’activité économisent du temps, de l’argent et des ressources en permettant aux employés d’accéder à tout moment à des supports de formation spécifiques à une tâche et d’apprendre sur le tas. Examinons ici les méthodes et le raisonnement qui sous-tendent la formation « juste à temps », ainsi que ses avantages avérés.
Qu’est-ce que la formation juste à temps ?
Origine du concept
Dans le domaine de la fabrication, l’expression « juste-à-temps » fait généralement référence à une approche de la production. La fabrication juste-à-temps (ou JAT en abrégé) consiste à produire uniquement suffisamment de biens pour répondre à la demande, plutôt que de produire un surplus de biens en prévision d’une demande future. La fabrication JAT permet de réduire les coûts de production et de stock, de rationaliser les opérations, de réduire les délais et d’accélérer la mise sur le marché.
Définition de la formation JAT
La formation en flux tendu consiste donc à ce que les employés recherchent et reçoivent une formation uniquement lorsqu’ils en ont besoin, pas avant et pas en excès. Cette idée est empruntée à la philosophie de la production allégée de Toyota Corporation , selon laquelle « chaque processus produit uniquement ce qui est nécessaire au processus suivant dans un flux continu ».
Il est utile de considérer la formation JAT comme une formation « à la demande » : les employés ont accès uniquement aux informations dont ils ont besoin, exactement au moment où ils en ont besoin. Dans la vie de tous les jours, cela peut être comparé à une recherche sur votre smartphone : quelqu’un vous demande quel temps il fera demain, vous tapez « météo » et votre position dans votre application de navigateur et vous avez l’information sous les yeux en quelques secondes.
Formats de formation
Sur le lieu de travail, les ressources de formation JAT peuvent prendre la forme de :
- Guides de référence rapide
- Tutoriels en ligne
- Vidéos
- Modules interactifs
- Aides visuelles au travail (comme des diagrammes)
- Orientation en temps réel de la part de mentors ou d’experts en la matière
Le format de ces ressources dépend du lieu de travail, du secteur d’activité, de la technologie disponible ou de la présence de formateurs. Quoi qu’il en soit, les informations doivent être très accessibles, concises, faciles à comprendre rapidement et spécifiques à la tâche à accomplir.
Bien entendu, toutes les parties de la formation d’un employé ne peuvent ou ne doivent pas être formatées pour le JAT; les connaissances professionnelles fondamentales, les compétences spécialisées, les protocoles de sécurité et les règles de conformité sont quelques exemples de formations qui devraient être couvertes en profondeur par des programmes plus traditionnels .
Avantages de la formation juste à temps
La formation JAT peut aider les organisations Lean à atteindre leurs objectifs d’élimination du gaspillage et d’optimisation de leurs ressources existantes, y compris le temps et les talents de leurs employés. Les organisations du secteur manufacturier et au-delà bénéficient des avantages suivants de la formation juste à temps.
Standardisation des processus :
Si tous les employés ont accès au même programme de formation, ils reçoivent les mêmes informations, et les variations sont pratiquement inexistantes. La standardisation des processus permet d’accélérer l’intégration, d’augmenter la productivité, de réduire les défauts des produits et d’avoir une main-d’œuvre plus compétente et plus confiante.
Plus de disponibilité et de flexibilité :
De nombreux cours de perfectionnement professionnel sont offerts selon un calendrier prédéterminé ou seulement lorsque la classe compte suffisamment de participants. Avec la formation “Juste à temps”, il n’est pas nécessaire d’attendre des semaines ou des mois avant que la prochaine classe soit disponible. Que la formation soit dispensée au moyen de guides de référence rapide ou de tutoriels en ligne, il est possible de former les employés de n’importe où et à n’importe quel moment.
Utilisation plus efficace du temps :
Suivre des formations courtes via Internet et des appareils mobiles permet aux employés de consacrer plus de temps à leur travail. Si les employés peuvent apprendre sur le tas , c’est du temps et des efforts qui auraient été perdus ou retardés s’ils avaient dû rester assis dans une salle de classe ou devant un ordinateur pendant une heure ou plus au cours de la journée de travail.
Plus de précision :
Grâce à des informations de formation immédiatement accessibles, les employés peuvent effectuer leur travail avec plus de précision et avec moins d’erreurs. La prévention des reprises est l’un des principaux objectifs de nombreuses entreprises lorsqu’elles investissent dans la formation. Et comme elle aide les employés à faire le travail correctement dès la première fois, la formation “Juste à temps”a un impact direct sur les résultats.
Mises à jour plus rapides :
Cela s’applique aux supports de formation JAT numériques et physiques. Les modules de formation JAT étant conçus pour être courts et concis, les mises à jour peuvent être aussi simples que l’ajout d’une nouvelle page ou la modification du système de gestion de l’apprentissage numérique (LMS). Cela évite l’investissement important en temps et en argent nécessaire à la mise à jour de manuels de formation entiers lorsqu’ils deviennent obsolètes et garantit que le contenu reste pertinent et actuel.
Amélioration de la rétention des connaissances :
Il arrive que l’on n’ait pas assez de place dans le cerveau pour plus d’informations. La rétention des connaissances est notre capacité à retenir de nouvelles informations, et elle commence à diminuer à mesure que nous devons assimiler davantage de contenu en même temps. La formation “Juste à temps” élimine toute information superflue en fournissant uniquement ce dont les employés ont besoin à un moment donné, améliorant ainsi les chances de rétention des connaissances et réduisant le risque de surcharge d’informations.
Un meilleur engagement des employés :
Le manque de soutien au travail est l’un des principaux facteurs qui poussent les employés à se désengager de leur travail. Grâce aux outils de formation “Juste à temps”, les employés ont la possibilité d’accéder aux informations dont ils ont besoin, sans se sentir à la dérive, ignorés ou impatients en attendant qu’un responsable ou un superviseur occupé leur consacre du temps.
Meilleures performances opérationnelles :
Les supports de formation JI réduisent le temps de formation et sont souvent consultés sur le terrain. Les employés peuvent ainsi se concentrer sur l’amélioration de leurs performances plutôt que de mémoriser de longues procédures. Cela permet de cultiver un état d’esprit de résolution créative des problèmes et d’amélioration continue, plutôt que de simplement suivre les procédures opérationnelles standard en mode pilote automatique.
Comment utiliser la formation juste à temps
Pour réussir une formation “Juste à temps”, il faut adapter les outils et les ressources appropriés aux types d’apprenants de votre personnel, tout en encadrant et en renforçant une culture d’amélioration. Voici quelques bonnes pratiques pour concevoir, mettre en œuvre et utiliser une approche JATen matière de formation.
- Créer une culture d’apprentissage : dans une culture d’apprentissage, la formation n’est pas considérée comme un processus à part entière, mais plutôt comme un aspect à part entière de l’entreprise elle-même. Maintenir une culture active d’apprentissage et d’amélioration , même en dehors du processus de formation, est l’un des meilleurs moyens d’obtenir de meilleurs résultats commerciaux, à la fois qualitatifs et quantitatifs.
- Utilisez la bonne technologie : la technologie réactive fait une différence significative dans le succès des méthodes de formation “Juste à temps”. Les cours et le LMS (si utilisé) doivent être compatibles avec plusieurs appareils et plateformes, tels que les ordinateurs portables et les appareils mobiles, afin que les apprenants puissent y accéder de n’importe où.
- Destiné aux apprenants : le contenu des méthodes d’apprentissage juste à temps doit être court, concis et très pertinent. Pour que le contenu soit le plus efficace possible, il doit être élaboré à l’aide de données issues d’enquêtes sur l’engagement des employés , de discussions de groupe et d’observations sur le terrain pour comprendre les besoins des apprenants.
- Offrir un soutien social : la nature asynchrone de l’apprentissage “Juste à temps” peut entraîner le risque que certains employés prennent du retard ou soient exclus du savoir collectif. Le LMS doit permettre aux employés de contacter leurs pairs, de consulter des experts en la matière et d’accéder à des coachs de formation pour obtenir un soutien supplémentaire à tout moment.
Exemples de formation juste à temps
Bien que l’approche Job instruction ne soit pas adaptée à tous les types de formation, elle est très efficace dans un large éventail d’applications et de secteurs.
En plus d’utiliser l’apprentissage automatique et la robotique pour gérer certains aspects du processus de production, un nombre croissant d’entreprises manufacturières s’appuient sur la technologie pour améliorer leurs programmes de formation des employés. Non seulement cela permet d’économiser du temps et des ressources, mais les outils de formation JAT permettent aux employés de chercher eux-mêmes des réponses et de développer un état d’esprit de résolution de problèmes et d’ingéniosité au travail.
Un représentant commercial doit accéder aux informations sur un produit.
Un client demande des informations sur un produit que le représentant commercial ne connaît pas ou demande des informations que le représentant ne connaît pas par cœur. Grâce à l’accès à un LMS JI, cet employé peut utiliser un appareil mobile pour rechercher dans la base de données de l’entreprise les informations appropriées ou une formation courte correspondante, ce qui lui permet de disposer des bonnes informations, au bon endroit et au bon moment, et d’accroître la valeur de l’entreprise pour le client.
Un professionnel de l’informatique est informé d’une mise à jour logicielle massive.
Il dispose alors d’un temps de préparation limité et d’une connaissance vague du processus de mise à jour, le technicien peut visionner une courte vidéo ou une aide visuelle expliquant comment gérer la mise à jour étape par étape. La formation JAT peut également fournir une aide au dépannage pour les problèmes courants.
Un professionnel de la santé discute de médicaments avec un patient.
Bien que la formation JAT soit moins utilisée dans le secteur de la santé , elle peut aider à obtenir des références rapides dans la salle d’examen. Lorsqu’elle recommande un nouveau médicament à un patient, une infirmière praticienne peut examiner les effets secondaires potentiels dans le LMS, noter les interactions médicamenteuses, comparer des produits pharmaceutiques ou des marques similaires et même consulter les meilleures pratiques pour traiter des questions de santé sensibles.
Un technicien nouvellement embauché se rend à son premier appel.
Les outils de formation JAT peuvent inclure des listes d’équipements de service sur le terrain pour garantir que les travailleurs disposent de tout ce dont ils ont besoin avant chaque appel. Une fois sur le terrain, un travailleur peut être confronté à des scénarios qui n’ont pas été abordés lors de son intégration initiale. À l’aide de son appareil mobile, il peut résoudre des problèmes, répondre aux questions des clients, accéder aux informations sur les produits ou même consulter des tutoriels pour des tâches ou des scénarios spécifiques.
En plus de nos méthodes de formation reconnues mondialement , l’Institut TWI s’appuie désormais sur le logiciel de formation de pointe de Dozuki pour amplifier le succès de nos programmes. Les supports de formation JAT faciles à utiliser de Dozuki comprennent des instructions de travail étape par étape, des listes d’équipements et de matériaux, des photos ou des vidéos de processus et même des outils d’analyse pour aider les employés à identifier les opportunités d’amélioration. Lorsque la formation JAT n’est pas suffisante, nos formateurs certifiés peuvent combler le fossé entre la formation autodirigée et l’enseignement personnalisé et spécifique à la tâche, incarné au cœur de la méthode Job Instruction TWI.