Dans un secteur industriel aussi exigeant que l’automobile, la standardisation des pratiques et la formation des équipes sont des enjeux cruciaux. Volvo, acteur mondial de l’industrie automobile et des transports, a entrepris une profonde transformation de la gestion de ses procédures opérationnelles standardisées (SOP) et de ses programmes de formation. Cette modernisation repose sur deux piliers : l’implémentation de la solution digitale Dozuki et l’application des principes du Training Within Industry (TWI), un cadre méthodologique centré sur la standardisation et la transmission des bonnes pratiques.
En tant que partenaire officiel de Dozuki en France, l’Institut TWI accompagne les entreprises dans cette double démarche : renforcer la standardisation grâce au TWI et maximiser l’impact des outils digitaux comme Dozuki. Dans cette étude de cas, nous revenons sur la collaboration entre Volvo et Dozuki, et sur la manière dont le TWI peut amplifier ces résultats.
Présentation du client : Le Groupe Volvo
Le Groupe Volvo – inventeur de la ceinture de sécurité, détient des usines dans 19 pays et c’est aujourd’hui plus de 100 000 salariés. Le Groupe est notamment reconnu pour ses camions, bus, équipements de construction et solutions de transport. Volvo évolue dans un environnement industriel compétitif où les normes de qualité, de sécurité et d’efficacité sont d’une exigence très forte. Dans une de ses usines, Volvo faisait face à des défis importants liés à la gestion des SOP et à la formation au poste, deux éléments clés pour garantir la fluidité des opérations et la conformité réglementaire.Les défis rencontrés par le Groupe
Avant l’implémentation de Dozuki et l’application des principes du TWI, Volvo faisait face à plusieurs problématiques :- Un manque de standardisation et de visibilité des SOP : Volvo estimait avoir 1 000 SOP, mais beaucoup étaient incomplets ou obsolètes, ce qui rendait leur application incohérente sur le terrain.
- Des processus d’approbation inefficaces : Les approbations des SOP étaient réalisées manuellement, créant des délais importants, des erreurs et des frustrations au sein des équipes.
- Une traçabilité limitée des formations : Lors d’audits, Volvo avait du mal à démontrer rapidement quels opérateurs étaient formés à des tâches critiques, comme l’utilisation d’une grue industrielle pour retourner des camions.
- Des pratiques cloisonnées : Les meilleures pratiques restaient confinées à certaines usines, sans partage efficace à l’échelle mondiale.
L’approche Volvo : Dozuki et le TWI, une alliance gagnante
Pour répondre à ces défis, Volvo a adopté une approche combinant l’implémentation de Dozuki et l’application de la méthode Job Instruction du TWI TWI Job Instructions (JI). En effet, Job Instruction est la meilleure méthode pour standardiser les processus et transmettre efficacement les savoir-faire. Cette stratégie, soutenue par l’Institut TWI, a permis de transformer en profondeur la gestion des SOP et des formations.a) Structurer et standardiser avec Dozuki
- Audit des SOP : Grâce à Dozuki, Volvo a audité ses SOP et constaté que seuls 200 documents étaient réellement valides et complets.
- Création et gestion simplifiées : Avec Dozuki, les SOP sont désormais créés en 30 à 45 minutes, contre plusieurs jours auparavant. Les formats sont standardisés et validés directement dans le système, en ligne avec les principes du TWI.
- Traçabilité renforcée : L’intégration avec Power BI permet de croiser les données de formation et de production pour identifier rapidement les écarts et les besoins.
b) Accélérer les étapes d’approbations grâce au TWI
Dans le cadre du TWI Job Methods (JM), les processus ont été repensés pour éliminer les tâches inutiles et réduire les délais d’approbation :- Approbations rationalisés : Le nombre de SOP en attente est passé de 700-900 à environ 60.
- Visibilité accrue : Les SOP bloqués plus de deux mois sont automatiquement signalés pour suivi ou suppression, garantissant que seules les procédures critiques avancent.
- Implication des équipes : Les principes du TWI ont été appliqués pour former les superviseurs à mieux comprendre et prioriser les SOP en attente, rendant le processus plus collaboratif et moins perçu comme un obstacle.
c) Former et transmettre des compétences
L’intégration de Dozuki et de la démarche TWI a permis à Volvo d’améliorer considérablement la formation au poste des opérationnels :- TWI Job Instructions (JI) : Les principes JI ont été utilisés pour structurer les SOP dans Dozuki, en détaillant chaque étape importante, points clés et raison des points clés pour s’assurer que les opérateurs maîtrisent et comprennent clairement le sens de chaque opération.
- Traçabilité des compétences : Volvo peut désormais démontrer en quelques clics, lors d’audits, les opérateurs formés et validés à effectuer les tâches critiques.
- Partage global des pratiques : Les SOP créés aux États-Unis servent désormais de référence pour les usines en Europe et en Asie, renforçant la cohérence des pratiques à l’échelle mondiale.
4. Les résultats obtenus
a) Gains d’efficacité
- Réduction du temps de création des SOP : 70-80 % de gain en temps grâce à Dozuki.
- Optimisation des approbations : Les délais d’approbation, auparavant de 10 à 12 mois, sont désormais réduits à une semaine en moyenne.
b) Amélioration de la conformité et de la sécurité
- Audits fluides : Volvo peut démontrer en 2-3 minutes la conformité et les formations des équipes, renforçant la confiance des auditeurs.
- Réduction des risques : Les opérateurs sont mieux formés et les SOP sont accessibles en temps réel, réduisant les erreurs sur le terrain.
c) Collaboration mondiale
- Plus de 100 utilisateurs externes accèdent aux SOP via Dozuki, favorisant le partage des meilleures pratiques et l’amélioration continue.
5. Le rôle clé de l’Institut TWI dans cette transformation
En tant que partenaire de Dozuki en France, l’Institut TWI accompagne les entreprises dans leur transformation digitale. L’intégration des outils digitaux et la mise en œuvre des méthodologies TWI concourt à développer une nouvelle culture de l’excellence. Avec le Groupe Volvo, l’Institut TWI joue un rôle clé en :- Formant les superviseurs aux principes TWI pour garantir une standardisation durable et une transmission efficace des savoir-faire.
- Accompagnant la mise en œuvre de Dozuki pour qu’il s’intègre parfaitement aux processus existants, tout en optimisant la gestion des SOP.
- Assurant un suivi personnalisé pour pérenniser les bonnes pratiques et maximiser le retour sur investissement.
La transformation opérée chez Volvo démontre l’efficacité d’une approche combinée entre un outil digital performant comme Dozuki et une méthodologie éprouvée comme le TWI. En tirant parti de cette synergie, Volvo a :
- Amélioré la standardisation et la traçabilité des processus.
- Réduit significativement les délais et les coûts associés à la gestion des SOP.
- Renforcé la sécurité et la conformité des équipes.
Le client :
Secteur :
Automobile
Problématique :
Comment standardiser et digitaliser les pratiques ?